Según entiendo, necesita un aplicativo que trabaje con una tabla de datos y algunas tablas de parámetros. Para poder tener una idea mas acabada del sistema seria bueno contar con la cantidad de campos de la tabla, la cantidad de estados con los que trabaja,..
Lo que le propongo es un aplicativo WEB, multiusuario, con un modulo de seguridad completo, con restricción según roles de los usuarios, a nivel de cada modulo del sistema, corriendo sobre cualquier pequeño servidor WEB (Apache,IIS,..) que usted ponga en la nube o en cualquier PC de la oficina. Si necesita mas datos estoy a su disposición.